HABITAT REUNI – Office Manager H/F – Paris (15)

Descriptif du poste

Nous recrutons un office manager dont la réactivité, la polyvalence et la capacité d’adaptation contribueront au fonctionnement, à la dynamique et à l’agilité de notre équipe de 6 permanents.

Habitat Réuni, société de coordination est un groupe HLM national, de statut coopératif. Au sein d’une équipe pluridisciplinaire, experte et resserrée, vous êtes rattaché au Directeur Général d’Habitat Réuni et travaillez en étroite collaboration avec l’ensemble d’une équipe composée d’experts métiers. En cohérence avec la nature du groupe, et dans un esprit qui allie tout à la fois, culture de service, autonomie, initiative et esprit coopératif de co-construction des décisions et orientations, l’office manager assure un rôle administratif clé pour le fonctionnement de la structure.

Vos missions :

• • Gestion administrative et comptable de la structure, en appui de la directrice financière et du cabinet d’expertise comptable :
    • Mise en application de la procédure de comptabilité interne (Règlement des factures prestataires, gestion de la facturation interne), relances semestrielles,Sous la responsabilité du DG et en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe, vous contribuerez au fonctionnement quotidien de la structure :
      • Assistanat de Direction:
      • Coordination des agendas, planification de réunions internes et externes,
      • Saisie et mise en forme divers documents (courriers, rapports, convocations, supports de présentation…).
      • Gestion du courrier,
      • Collecte et mise à jour des bases de données,
      • Constitution et préparation de dossiers,
      • Classement et archivage (papier et numérique) les documents et informations,

       

      Coordination avec le réseau des Assistantes de direction des associés d’Habitat Réuni et l’assistante attitrée du Président.

  • Gestion administrative et comptable de la structure, en appui de la direction financière et du cabinet d’expertise comptable :
    Mise en application de la procédure de comptabilité interne (Règlement des factures prestataires, gestion de la facturation interne), relances semestrielles,
  • RH : Suivi RH de l’équipe : congés, TK restau, formation. Suivi administratif des formations internes Habitat Réuni
  • Services Généraux : Fonctionnement de la structure : relation et suivi administratif avec les prestataires, gestion du parc informatique, gestion des abonnements, gestion des stocks et commande de fournitures…

   

  • Mise en application de la stratégie et du plan d’action annuel de la communication :
  • Pilotage de la production des supports de communications HR,
    • Lien avec les prestataires (conception / production / coordination
    • Production de livrables
  • Communication numérique dont
    • Gestion du site Internet : Lien avec le prestataire, mise à jour des actualités et des données,
    • Accompagnement à la production des supports
  • Organisation des évènements corporate et liens avec les prestataires.
    • Participation et/ou animation sur certains projets transverses à l’équipe centrale.

Profil recherché

D’un niveau bac +3 minimum, vous bénéficiez d’une expérience de 5 ans minimum dans une organisation de petite taille. 

• Compétences et savoir faire

Office 365, WordPress, Canva, …

Très bonnes capacités rédactionnelles

Capacité d’organisation

• Une connaissance du logement social ou du secteur immobilier serait un plus.

Savoir être

• • Excellentes capacités relationnelles
  • Esprit d’équipe.
  • Polyvalence, autonomie et grande réactivité
  • Très bonne organisation personnelle,
  • Esprit méthodique et rigoureux, caractère pro-actif
  • Capacité d’initiative,
  • Ténacité

Avantages

• Poste CDI à temps complet.
• Statut agent de maitrise.
• Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine.
• Contrat de santé et de prévoyance, tickets restaurant, retraite complémentaire, PEI et PERCOI
• Poste basé à Paris.
• Salaire selon expérience.